>I have requested to make detailed revision of
>their SP according to the results of the previous workshop on PR and
>marketing - taking into account particularly issue of new audiences and
>self/financing. Later on I have visited two of them - next two I shall visit
>later because of reason of distance i.e. Dubrovnik for Lazareti, or too
>bussy period for Mama. This I will acomplish in 2/3 weeks to help them to
>make reports as well to make them able for further development according
>their needs and priorities of the KN Program.
>
>At the same time I gave them instructions how to make their phase report
>asking
>1 To analyze level of realization of SPs according to every element of them.
>When changes occurred they have to bring reasons and explain them as weel as
>their effects. Particularly they have to make analisis of spending KN funds
>and activities which are related to these funds.
>
>2 They have to judge the relevance of strategic planing as a procedure and
>its effect to the positioning of the NGO un the relevant context as well as
>its influence to the overall communication context.
>
>3. They have to make analysys how often they use SP, why, which parts they
>find most valuable and useful, and which are not of such nature. They have
>to make proposals for the revision of the SP.
>
>4. They have to prepare basic elements of one Program of Exellence, in the
>field in which they regard themselves the best and which is relevant from
>the point of the transfer of knowledge on regional level. According to
>overall SP as well as this spacial Program they have to make coherent
>proposals of their training needs.
>
>At the begining of September, after receiving their reports, I will again on
>grup and individual basis to work with them to make final report and to
>fulfil your listed requests.
--------------
Milena zahvaljujem Ti na Tvome pismu u kojemu me
detaljno obavjestavas o nacinima i odrednicama
monitoringa. Vec sam Te ranije obavijestio o onome sto
sam trazio od "svojih" NGOa.
Ponajprije su trebali dovrsiti posao oko PR i
marketinga i to tako da sacine detaljan plan i jednoga
i drugoga po nizu odrednica i ciljnih skupina:
administracija, mediji, raspoloziva publika, kljucni i
novi financijeri itd. Trebaju detaljno razraditi
djelatnosti i navesti ocekivane resultate. Posebno sam
im dao zadatak da odrede oblike samoprihodovanja te da
odrede postotni i apsolutni iznos ovih sredstava s
obzirom na ukupna sredstva, te njihovu potencijalnu
dinamiku rasta dok traje KN program. S obzirom na to
trebaju uciniti preinake u cjelokupnom strategijskom
planu.
Kad je rijec o izvjestaju ja sam vec obavio zajednicki
sastanak (prije 2 tjedna) gdje sam ih upoznao s novim
promjenama cjelokupnog programa te s mojom zadacom.
Nakon toga sam imao individualne sastanke sa svakom od
njih (osim s Lazaretima u Dubrovniku sto cu obaviti za
10tak dana). S obzirom da je vec poodmaklo vrijeme
ljeta i da njihove izvjestaje trebam dobiti do kraja
mjeseca kolovoza (augusta) pokusao sam zadacu
maksimalno pojednostavniti tako da se sastoji iz 4
medjupovezane zadatka:
1. Trebaju konstatirati stupanj realizacije
strategijskog plana prema svim njegovim sastavnicama. U
analizi trebaju obrazloziti zasto je doslo do
odstupanja, odnosno koji su uzroci tome.
2. Trebaju dati ocjenu i analizu strategijskog
planiranja (a onda i strateskog plana) kao orudja u
samopozicioniranju po pitanju sadasnjosti i buducnosti.
Na koji nacin koriste to kao orudje (posebno u eksternesvrhe) koliko cesto i koji su ucinci tih djelatnosti.
Imaju li osjecaj kvalitativnog izdvajanja u relevantnom
kontekstu i smatraju li da ovakav pristup dovodi do
internog stabiliziranja i lakseg funkcioniranja, kao i
poboljsanja ukupne komunikacije s okolinom.
3. Trebaju mi dati odgovor koliko cesto i na koji nacin
dnevno, tjedno, mjesecno, koriste SP (strategijski
plan). Koji im se dijelovi operativno cine
najupotrebljivijim i najsuvislijim a koje smatraju
losije sacinjenim. Trebaju navesti razloge za takve
zakljucke te pokusati dati barem okvirne smjernice
njegova dljnjeg poboljsanja.
4. Trebaju otpocesti s dizajniranjem posebnog Programa
izvrsnosti za svaku NGO (posebno s obzirom na transfer
znanja). U skladu s njim trebaju definirati potrebe za
izobrazbom, navesti teme i moguce osobe.
Daljnji rad na sacinjavanju detajnog izvjestaja
ostavljam za pocetak mjeseca rujna (septembra) kad cu
ponovno raditi na individualnoj osnovi sa svakim od
NGOa.
Dragi prijatelji,
u skladu sa Haninom preporukom - o medjusobnoj
koordinaciji monitora, saljem vam kratku sliku nacina
kako sam organizovala rad sa 5 srpskih NGO. Zelela sam
da vas upoznam (ne u smislu nametanja modela, vec
prosto razmene informacija) sa procedurom monitoringa.
Dakle - dogovor je da do kraja jula NGO naprave
autoevaluaciju stepena ostvarivanja strateskog plana do
1. jula 2002. - prema elementima koje su sami naveli u
strateskom planu
u kojoj meri se ostvaruju programi, budzeti, tajming...
da li se i kako koriste predvidjeni resursi
Da li je doslo do promena u kadrovskim resursima, da li
se menjaju obrazovne potrebe, da li i kako je radjeno
na motivaciji zaposlenih
Da li je uspostavljen aktivan Board, volonteri i sl? (u
odnosu na planirano)
Osnovne strategije - specificne za svaku NGO, ali i:
partnerstvo i decentralizacija...
Analiza ostvarenja marketinskog i PR plana
Analiza redovnog procesa monitoringa i kontrole
(evaluacija - Tabela 8)
na kraju - sinteza: kako sad vide Tabelu 1 strateskog
plana - da li su misija i ciljevi ostali isti,
rezultati, kriterijumi evaluacije?
Prakticno - oni su sami u Tabeli 8 dali kriterijume
evaluacije svojih programa, kao i tempo sopstvene
kontrole i monitoringa - tako da bi sad trebalo samo da
pokazu kako i na koji nacin to implementiraju.
Kada zavrse evaluaciju do kraja jula - onda ja
analiziram sve to zajedno sa njima i pokusavamo da
napravimo kvalitativnu evaluaciju u odnosu na parametre
definisane u Dubrovniku koje saljem podsecanja radi u
attachmentu.
Na kraju svega definisemo dalje potrebe za treninzima,
ali i sve one oblasti gde same NGO mogu da budu izvor
znanja i strucnosti za druge (knowledge transfer)
Nadam se da cemo do Amsterdama u septembru uspeti sve
ovo da zavrsimo - govorim mi, jer mislim da je ovo
dijaloski posao, nije klasican "audit" koji radi
eksterni strucnjak, vec monitoring kao deo treninga...
Volela bih da vidim i kako ste vi organizovali rad.