>I have requested to make detailed revision of >their SP according to the results of the previous workshop on PR and >marketing - taking into account particularly issue of new audiences and >self/financing. Later on I have visited two of them - next two I shall visit >later because of reason of distance i.e. Dubrovnik for Lazareti, or too >bussy period for Mama. This I will acomplish in 2/3 weeks to help them to >make reports as well to make them able for further development according >their needs and priorities of the KN Program. > >At the same time I gave them instructions how to make their phase report >asking >1 To analyze level of realization of SPs according to every element of them. >When changes occurred they have to bring reasons and explain them as weel as >their effects. Particularly they have to make analisis of spending KN funds >and activities which are related to these funds. > >2 They have to judge the relevance of strategic planing as a procedure and >its effect to the positioning of the NGO un the relevant context as well as >its influence to the overall communication context. > >3. They have to make analysys how often they use SP, why, which parts they >find most valuable and useful, and which are not of such nature. They have >to make proposals for the revision of the SP. > >4. They have to prepare basic elements of one Program of Exellence, in the >field in which they regard themselves the best and which is relevant from >the point of the transfer of knowledge on regional level. According to >overall SP as well as this spacial Program they have to make coherent >proposals of their training needs. > >At the begining of September, after receiving their reports, I will again on >grup and individual basis to work with them to make final report and to >fulfil your listed requests. -------------- Milena zahvaljujem Ti na Tvome pismu u kojemu me detaljno obavjestavas o nacinima i odrednicama monitoringa. Vec sam Te ranije obavijestio o onome sto sam trazio od "svojih" NGOa. Ponajprije su trebali dovrsiti posao oko PR i marketinga i to tako da sacine detaljan plan i jednoga i drugoga po nizu odrednica i ciljnih skupina: administracija, mediji, raspoloziva publika, kljucni i novi financijeri itd. Trebaju detaljno razraditi djelatnosti i navesti ocekivane resultate. Posebno sam im dao zadatak da odrede oblike samoprihodovanja te da odrede postotni i apsolutni iznos ovih sredstava s obzirom na ukupna sredstva, te njihovu potencijalnu dinamiku rasta dok traje KN program. S obzirom na to trebaju uciniti preinake u cjelokupnom strategijskom planu. Kad je rijec o izvjestaju ja sam vec obavio zajednicki sastanak (prije 2 tjedna) gdje sam ih upoznao s novim promjenama cjelokupnog programa te s mojom zadacom. Nakon toga sam imao individualne sastanke sa svakom od njih (osim s Lazaretima u Dubrovniku sto cu obaviti za 10tak dana). S obzirom da je vec poodmaklo vrijeme ljeta i da njihove izvjestaje trebam dobiti do kraja mjeseca kolovoza (augusta) pokusao sam zadacu maksimalno pojednostavniti tako da se sastoji iz 4 medjupovezane zadatka: 1. Trebaju konstatirati stupanj realizacije strategijskog plana prema svim njegovim sastavnicama. U analizi trebaju obrazloziti zasto je doslo do odstupanja, odnosno koji su uzroci tome. 2. Trebaju dati ocjenu i analizu strategijskog planiranja (a onda i strateskog plana) kao orudja u samopozicioniranju po pitanju sadasnjosti i buducnosti. Na koji nacin koriste to kao orudje (posebno u eksternesvrhe) koliko cesto i koji su ucinci tih djelatnosti. Imaju li osjecaj kvalitativnog izdvajanja u relevantnom kontekstu i smatraju li da ovakav pristup dovodi do internog stabiliziranja i lakseg funkcioniranja, kao i poboljsanja ukupne komunikacije s okolinom. 3. Trebaju mi dati odgovor koliko cesto i na koji nacin dnevno, tjedno, mjesecno, koriste SP (strategijski plan). Koji im se dijelovi operativno cine najupotrebljivijim i najsuvislijim a koje smatraju losije sacinjenim. Trebaju navesti razloge za takve zakljucke te pokusati dati barem okvirne smjernice njegova dljnjeg poboljsanja. 4. Trebaju otpocesti s dizajniranjem posebnog Programa izvrsnosti za svaku NGO (posebno s obzirom na transfer znanja). U skladu s njim trebaju definirati potrebe za izobrazbom, navesti teme i moguce osobe. Daljnji rad na sacinjavanju detajnog izvjestaja ostavljam za pocetak mjeseca rujna (septembra) kad cu ponovno raditi na individualnoj osnovi sa svakim od NGOa. Dragi prijatelji, u skladu sa Haninom preporukom - o medjusobnoj koordinaciji monitora, saljem vam kratku sliku nacina kako sam organizovala rad sa 5 srpskih NGO. Zelela sam da vas upoznam (ne u smislu nametanja modela, vec prosto razmene informacija) sa procedurom monitoringa. Dakle - dogovor je da do kraja jula NGO naprave autoevaluaciju stepena ostvarivanja strateskog plana do 1. jula 2002. - prema elementima koje su sami naveli u strateskom planu u kojoj meri se ostvaruju programi, budzeti, tajming... da li se i kako koriste predvidjeni resursi Da li je doslo do promena u kadrovskim resursima, da li se menjaju obrazovne potrebe, da li i kako je radjeno na motivaciji zaposlenih Da li je uspostavljen aktivan Board, volonteri i sl? (u odnosu na planirano) Osnovne strategije - specificne za svaku NGO, ali i: partnerstvo i decentralizacija... Analiza ostvarenja marketinskog i PR plana Analiza redovnog procesa monitoringa i kontrole (evaluacija - Tabela 8) na kraju - sinteza: kako sad vide Tabelu 1 strateskog plana - da li su misija i ciljevi ostali isti, rezultati, kriterijumi evaluacije? Prakticno - oni su sami u Tabeli 8 dali kriterijume evaluacije svojih programa, kao i tempo sopstvene kontrole i monitoringa - tako da bi sad trebalo samo da pokazu kako i na koji nacin to implementiraju. Kada zavrse evaluaciju do kraja jula - onda ja analiziram sve to zajedno sa njima i pokusavamo da napravimo kvalitativnu evaluaciju u odnosu na parametre definisane u Dubrovniku koje saljem podsecanja radi u attachmentu. Na kraju svega definisemo dalje potrebe za treninzima, ali i sve one oblasti gde same NGO mogu da budu izvor znanja i strucnosti za druge (knowledge transfer) Nadam se da cemo do Amsterdama u septembru uspeti sve ovo da zavrsimo - govorim mi, jer mislim da je ovo dijaloski posao, nije klasican "audit" koji radi eksterni strucnjak, vec monitoring kao deo treninga... Volela bih da vidim i kako ste vi organizovali rad.
Edit | Rename | Changes | History | Upload | Download | Back to Top |